Die elektronische Banküberweisung – Optimierung dank digitaler Buchführung

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Elektronische Banküberweisungen sind bei nahezu allen Unternehmen Standard geworden. Wir gehen als digitale Steuerberater bereits einen Schritt weiter.

Wir wenden uns an alle unsere Kunden, die elektronische Überweisungsvorschläge von uns noch nicht nutzen.

Elektronische Überweisungsdatenträger:

Wir erstellen für Sie einen digitalen Datenträger (Telebankdateien in XML-Format), der alle Informationen von Überweisungen für Arbeitnehmer, Behörden (Finanzamt, Gemeinde, Österreichische Gesundheitskasse) oder Abgabenverbänden für Ihre monatlichen Überweisungen beinhaltet. Damit wird vermieden, dass Zahlungsüberträge fehlerhaft erfolgen, dass Zeiträume aufgrund fehlender oder falscher Widmung falsch gemeldet werden – Fehler werden also damit weitgehend vermieden.

Was ist zu tun?

Wir übermitteln Ihnen per Mail oder per gesicherter Cloud-Plattform ihren elektronischen Zahlschein (SEPA-Telebankdatei im XML-Format), der bereits alle relevanten Informationen und auch die Fälligkeit der Zahlungen beinhaltet. Um die XML-Datei zu verarbeiten, importieren sie diese in das Online-Banking-System Ihrer Bank. Dazu loggen sie sich in ihr Online-Banking ein, wählen die Option „Datei importieren“ aus oder ziehen die Datei mittels Drag-and-Drop in ihr Online-Banking. Damit laden die SEPA-Datei zur Weiterverarbeitung hoch und nach ihrer Freigabe wird die Zahlung entsprechend ausgeführt.

Voraussetzungen

Ihr Online-Banking-System muss gewisse Voraussetzungen mitbringen, in der Praxis sind für die entsprechenden Banken folgende Lösungen geeignet um die SEPA-Telebankdatei zu verarbeiten. Wir empfehlen aus Gründen der Datensicherheit ausschließlich Business-Versionen:

Einsatz für laufende Lohnverrechnung:

Wenn wir für Sie die laufende Lohnverrechnung erledigen, können wir Ihnen also in der Praxis alle Überweisungsdatenträger für alle Arbeitnehmer und für alle Dienstgeberabgaben – beinhaltet Zahlung an das Finanzamt (L, DB, DZ), die Gemeinde (KommSt, U-Bahn-Steuer Wien) und ÖGK (SV-Beitrag sofern kein SEPA-Lastschrifteinzug vorhanden) – ergänzen.

Dieses Service bieten wir Ihnen ohne zusätzliche Kosten gerne an.

Einsatz für laufende Buchführung:

Erstellen wir für Sie die laufende Buchführung, übermitteln wir Ihnen einen Überweisungsdatenträger für das Finanzamt hinsichtlich aller Selbstbemessungsabgaben (U, NoVA, Werbeabgabe, etc.).

Dieses Service bieten wir Ihnen ohne zusätzliche Kosten gerne an.

Weitere Einsatzmöglichkeiten:

Wir bieten auch neben der „traditionellen“ Buchführung die Cloud-Lösungen für digitale Belegfreigabe und Verarbeiten in zwei Varianten an, „FruehwirtCloud-Basic“ und „FruehwirtCloud-Advanced“. Weitere Infos zu unseren „digital-tools“ finden Sie unter folgendem LINK auf unserer Homepage.

Generelle Hinweise zum Thema Cybersecurity:

Der Zugriff Ihres Business Online Banking ist technisch mit den besten verfügbaren Systemen abgesichert. Damit diese Wirkung zeigen können, sollten auch Sie als Nutzer:in entsprechende Vorkehrungen für Ihr Online Banking auf Ihrem Rechner und am Smartphone treffen, beispielsweise:

  • Geben Sie Ihre Zugangsdaten (PIN, Signatur-Code, TAN) niemals an Dritte weiter! Die Bank wird Sie NIEMALS dazu auffordern, Zugangsdaten bekannt zu geben.
  • Achten Sie auf Sicherheitsmerkmale und nutzen Sie sichere Autorisierungsverfahren.
  • Erkennen Sie Phishing-Versuche!
  • Vorsicht vor Schadprogrammen! Halten Sie Ihre Systeme aktuell und installieren Sie nur Software aus vertrauenswürdigen Quellen.
  • Nutzen Sie Banken-Mailbox für die sichere Kommunikation mit der Bank.
  • Auffälligkeiten? Kontaktieren Sie sofort die Banken-Hotline oder Ihre:n Bankberater:in.

Unsere Tipps aus der Praxis: Wir empfehlen, Updates laufend zu installieren, Passwörter zu aktualisieren, höchstpersönliche Passwörter NIEMANDEM anzuvertrauen, nirgendwo zu notieren – Passwortschutzsoftware leistet hier wertvolle Dienste!

Fazit: Das Thema der Optimierung von Banküberweisungen ist es wert, dass Sie sich näher damit befassen – wenden Sie sich gerne an uns!

 

Stand; 28.03.2024