FinanzOnline aktuell – Elektronische Zustellung und neue Sicherheitsregeln

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Ab dem 1. September 2025 werden sämtliche Schriftstücke für nahezu alle Unternehmen ausschließlich elektronisch über FinanzOnline zugestellt. Sobald ein Dokument im Postfach erscheint, gilt es als zugestellt – die damit verbundenen Fristen beginnen ab diesem Zeitpunkt zu laufen. Diese Neuerung trifft ab September auch Kleinunternehmer, sofern sie auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichtet haben. Ausnahme: „echte“ Kleinunternehmer mit dauerhafter USt-Befreiung.

 

In der Praxis bedeutet das konkret:
Sie müssen ab diesem Datum keine Schriftstücke mehr per Post erwarten – die Zustellung erfolgt digital. Damit das reibungslos funktioniert, sollten Sie

  • regelmäßig in Ihr FinanzOnline-Konto schauen,
  • die dort hinterlegte E-Mail-Adresse auf dem neuesten Stand halten,
  • die Benachrichtigungsfunktion aktivieren,
  • und eingehende Dokumente außerhalb von FinanzOnline archivieren.

 

Benachrichtigungsfunktion per E-Mail:
FinanzOnline informiert nur dann per E-Mail über neue Dokumente, wenn eine gültige Adresse gespeichert ist und die Benachrichtigung aktiviert wurde. Da die E-Mail keine Details des Schreibens enthält, empfiehlt sich eine zentrale Adresse (z. B. info@…), die auch bei Urlaubs- oder Krankheitsfällen zuverlässig gelesen wird.

Schrittweise Anleitung:

  1. Loggen Sie sich in FinanzOnline ein.
  2. Navigieren Sie zu den Einstellungen Ihres Kontos.
  3. Tragen Sie eine aktuelle E-Mail-Adresse ein oder prüfen Sie die bestehende.
  4. Aktivieren Sie die Benachrichtigungsfunktion.
  5. Archivieren Sie eingehende Schriftstücke zeitnah außerhalb von FinanzOnline.

 

Benachrichtigungen im Unternehmensserviceportal USP aktivieren
Wenn Ihr FinanzOnline-Konto mit dem Unternehmensserviceportal (USP) verbunden ist, werden die Zustellungen über den zentralen USP-Postkorb abgewickelt.

Dort kann man:

  • mehrere Zustellbevollmächtigte und E-Mail-Adressen einrichten,
  • die Funktion „Verständigungen“ unter „Mein Postkorb“ → „Einstellungen“ aktivieren,
  • sicherstellen, dass Dokumente aus der FinanzOnline-Databox weitergeleitet werden („Weiterleitungen“ aktivieren),
  • und falls gewünscht, Mitarbeiter über eigene Benutzerkonten Postvollmachten erteilen.

 

Abwesenheit und Stellvertretung
Im USP können Sie eine Abwesenheit für bis zu 28 Tage eintragen – jedoch gilt diese Regelung nicht für E-Zustellungen, die in der FinanzOnline-Databox eingehen. Wir empfehlen daher, in solchen Phasen:

  • eine alternative E-Mail-Adresse (z. B. einer Vertretung) zu hinterlegen,
  • oder eine Postvollmacht für eine Vertretung einzurichten.

Echte Kleinunternehmer, die nicht zur elektronischen Zustellung verpflichtet sind, können diese sowohl im USP als auch separat in FinanzOnline auch gezielt ablehnen.

 

2-Faktor-Authentifizierung ab 1. 10. 2025 verpflichtend
Für den sicheren Zugang zu FinanzOnline ist ab 1. Oktober 2025 eine zweistufige Authentifizierung (2FA) zwingend erforderlich. Sie haben dabei diese Optionen:

  • ID-Austria
  • Anerkannte ausländische eID
  • Authenticator-App (Erstellung eines einmaligen Login-Codes, ähnlich dem Online-Banking).

Webservice-User, etwa im automatisierten XML-Datenaustausch, bleiben von der 2FA-Pflicht unberührt. Zugangskennungen (Benutzerkennung & Passwort) sind ab Oktober nur noch persönlich beim Finanzamt zu beantragen – eine Online-Erstanmeldung ist nur in Ausnahmefällen möglich, z. B. bei nicht anerkannten ausländischen eIDs.

 

(Stand 08.08.2025)