Anfang 2019 kommt es im Bereich Personalabrechnung zu bedeutsamen Änderungen, über die wir Sie an dieser Stelle gerne informieren: Mit Datum 1.1.2019 treten die im Rahmen des Meldepflicht-Änderungsgesetzes beschlossenen neuen Meldeverpflichtungen für Arbeitgeber verbunden mit der direkten Behördenkommunikation SV Clearing in Kraft.

Gegenüber der bisher mit Arbeitsbeginn vorgesehenen Vollanmeldung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern gibt sich die Krankenkasse nunmehr beim Arbeitsantritt mit weniger Informationen zufrieden. Die neuen monatlichen Beitragsgrundlagenmeldungen (mGBM) legen aber gegenüber den Behörden Daten noch detaillierter offen, was naturgemäß eine Anpassung von Software und Abläufen voraussetzt.

Der Reihe nach:

Anmeldung von ArbeitnehmerInnen NEU

Mit Arbeitsbeginn muss nach wie vor eine Anmeldung bei der zuständigen Gebietskrankenkasse über das System ELDA erfolgt sein. Anders als bisher werden – abgesehen von einer Information zur Geringfügigkeit – keine Informationen über das Beschäftigungsausmaß und das vereinbarte Entgelt kommuniziert. Eine Anmeldung ohne SV Nummer ist künftig aber nicht mehr möglich; diese muss gegebenenfalls – beispielsweise bei der Beschäftigung von Ausländern – im Zuge der Anmeldung NEU beantragt werden.

Bitte verwenden Sie in der Praxis aber nach wie vor die im System MYpayroll vorgesehene Möglichkeit der Kurzanmeldung quick notification: Im Rahmen der ersten Abrechnung müssen nämlich Beschäftigungsausmaß und Entgelt berücksichtigt und offengelegt werden, sodass eine einheitliche Datenbereitstellung jedenfalls sinnvoll bleibt. Melden Sie Arbeitnehmer selbst an, müssen Sie nicht alle Informationen bereits bei Arbeitsantritt verfügbar haben; führen wir Anmeldungen für Sie durch, sind wir als Dienstleister selbstverständlich in das neue System SV Clearing eingebunden.

Monatliche Beitragsgrundlagenmeldung

Ziel der neuen Regelungen ist den Behörden mehr Informationen zeitnah zur Verfügung zu stellen, weshalb die monatlichen Meldeverpflichtungen deutlich erweitert wurden. Wurden bisher Meldungen nur für das Unternehmen bzw. den Betrieb insgesamt notwendig, müssen nunmehr gegenüber der Sozialversicherung die Beitragsgrundlagen pro Mitarbeiter und in neuer Form gemeldet werden:

Dies erfordert eine Software und Systemumstellung, deren Kernpunkt die Überführung des bisher bekannten Beitragsgruppenschemas der Versicherungsträger in ein neues Tarifsystem ist. Führen Sie die Abrechnungen selbst im Unternehmen durch, waren Sie an dieser Stelle mit umfangreichen Softwareänderungen konfrontiert und haben bereits Schulungsmaßnahmen absolviert.

Wir haben selbstverständlich im Rahmen unseres laufenden Personalverrechnungsauftrags die entsprechenden Änderungen vorgenommen, konnten die Umstellung mBGM und SV Clearing aber so gestalten, dass laufend aus den Detailmeldungen keine Mehrkosten für Sie entstehen.

Bitte beachten Sie unbedingt, dass sich Rollungen künftig aufgrund bereits offengelegter Beitragsgrundlagen aufwendiger gestalten und die rechtzeitige Bereitstellung richtiger Abrechnungsgrundlagen umso wichtiger wird!

SV Clearing

Als Arbeitgeber wurden Sie von den Sozialversicherungen bereits umfassend über mGBM und SV Clearing informiert; viele an uns gerichtete Rückfragen zeigen aber, dass die Einrichtung noch nicht vollständig erfolgt ist. Unser Tipp ist jedenfalls – sollten Sie uns nicht mit Ihrer Personalabrechnung beauftragt haben – die neuen eGovernment Funktionen zu nutzen: Informieren Sie sich umfassend auf den Seiten der österreichischen Sozialversicherung.

Noch Fragen? Die häufigsten haben wir für Sie zusammengefasst:

Ich habe Frühwirt mit meiner Personalabrechnung beauftragt. Habe ich weiteren Handlungsbedarf?
Nein: Wir haben die notwendigen Umstellungen vorgenommen.

Warum betrifft mich das dann?
Wir kommunizieren Ihnen damit, dass wir künftig verstärkte Dokumentationen an die Behörden auf monatlicher Basis übermitteln.

Was kostet mich das?
Laufende Mehrkosten aus der mBGM konnten vermieden werden. Wir verrechnen einfach die uns aus der Umstellung erwachsenen Zusatzleistungen.

Was ist, wenn ich die Lohnverrechnung selbst mache?
Sie wurden umfassend von den Gebietskrankenkassen informiert und haben bereits Schulungen zu den Änderungen besucht bzw. die notwendigen Programmänderungen vornehmen lassen. Kümmern Sie sich bitte ansonsten rasch um eine Lösung für Ihren Betrieb.