Begriffe wie Cloud Computing, VoIP- Telefonie und smarte Tablet Geräte wie Ipad und Co prägen in immer größerem Maße unsere Lebenswelt. Dahinter stecken neue Möglichkeiten der Kommunikation und ein veränderter Zugang zu relevanter Information im Privaten wie am Arbeitsplatz. Im Vordergrund stehen dabei Synergieeffekte, die bei entsprechender Organisation nutzbar gemacht werden können.

Die unternehmerische Wirklichkeit schaut aber oft anders aus: Umgeben von Besprechungsnotizen, Aktenordnern und immer wieder neuen post its haben wir uns ein Ablage System geschaffen, das spätestens bei Betrachtung des eigenen Schreibtisches an seine Kapazitätsgrenzen stößt.

Papierloses Büro

Das papierlose Büro räumt damit auf. Leichte Auffindbarkeit von Dokumenten, Datenschutz und die Sicherheit, dass auch nichts verloren geht. Der neu gefundene Platz am Schreibtisch ist aber nur der Anfang. Von hier an gilt es Optimierungspotenziale hinsichtlich der eigenen Organisation sowie an externen Schnittstellen zu nutzen. Hier sparen Sie einerseits durch verminderten Aufwand, denn ein einmal elektronisch erfasstes Dokument muss nie mehr herumgetragen, um geschlichtet, kopiert oder vernichtet werden. Andererseits nutzen Sie natürlich die ständige Verfügbarkeit der Information: das ermöglicht arbeitsteiliges, teamorientiertes und standortunabhängiges Arbeiten und spart obendrein Ressourcen.

Voraussetzung ist freilich ein Umdenken im Hinblick auf die eigene Organisation und ein Hinterfragen bereits im Unternehmen etablierter Abläufe. Das gelingt nur wenn eine entsprechende Motivation vorhanden ist und Chef oder Chefin selbst dahinter steht. Auch wenn Unternehmen oft ganz gut mit bereits eingespielten Abläufen arbeiten, braucht es ein Bekenntnis zu ständigem Hinterfragen gelebter Prozesse. Das bedeutet höhere Qualität und eine flexiblere Position am Markt.

Schwerpunkt Rechnungswesen

Die Schaffung digitaler Abläufe beginnt selten im Bereich des Rechnungswesens sondern bei der persönlichen Organisation. Ständiger Zugriff auf Termine, Kontaktdaten und eigene Notizen, Fotos und Mails. Längst gibt es im Geschäftsleben keine „Internet-Ausdrucker“ mehr. Es gilt Informationen möglichst aktuell und möglichst sofort griffbereit zu halten.

Vorteile bringt das papierlose Büro aber vor Allem in der Organisation des Rechnungswesens, weist dieses doch Bezüge zu nahezu allen Geschäftsvorgängen im Unternehmen auf und dient als Drehscheibe etwa zwischen Personalabrechnung, Beschaffungswesen, Banken und Verkaufsprozessen. Im herkömmlichen System löst ein Beleg eine Buchung aus. Dabei wird aber immer wieder bloß dieselbe Information neu erfasst.

Schluss damit! Schaffung durchgängiger du transparenter Abläufe

Eingangsrechnungen werden digital erfasst. Eine OCR Software erkennt die relevanten Informationen am Beleg und speist sie richtig ins System ein. Damit ist der Buchungssatz entstanden. Damit ist aber gleichzeitig auch der digitale Zahlungsbeleg vorhanden, der nur noch in Netbanking Online eingelesen werden muss. Durch digitales Kassen- und Bankbuchen werden die Geldflüsse im Unternehmen abgebildet und ermöglichen so aktuelle offene Posten Listen und machen den tatsächlichen Finanzbedarf für die nächste Zukunft transparent. Dies ermöglicht wiederum Soll/ Ist Analysen und das Erkennen und Reagieren auf Abweichungen.

Buchführung mit Zukunft heißt: Unternehmen steuern!

Dadurch ergeben sich natürlich unternehmensbezogene Informationen, die Planbarkeit erhöhen und helfen richtige Entscheidungen zu treffen sowie Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen. Das schafft natürlich auch Vertrauen bei Geldgebern und lässt uns selbst ruhiger schlafen. Buchführung ist in seiner modernen Form also nicht mehr im Hinterzimmer angesiedelt, wo Belege sortiert werden, sondern Informationsdrehscheibe im Unternehmen.

Rahmenbedingungen und Anforderungen

Zuallererst zählt Ihr Bekenntnis als Unternehmer/in, Abläufe zu hinterfragen und für die Zukunft neu zu gestalten. Ich empfehle aber grundsätzlich immer auf Datenschutz und Datensicherheit ganz besonders aber bei elektronischen Aufzeichnungen zu achten. In der Regel kann man jedoch davon ausgehen, dass am Markt erhältliche branchenübliche (Rechnungswesen-) Lösungen seriös sind und unseren Anforderungen entsprechen. Darüber hinaus ist es ratsam, Kunden und Mitarbeiter auch mit einzubeziehen und am laufenden zu halten. So steigt die Akzeptanz und die Bereitschaft aktiv mitzuarbeiten.

Genauer hinschauen muss man bei Regelungen der Finanzbehörden, ist dieses Regelungsgebiet doch sehr dynamisch und auch stark von EU-Gesetzgebung geprägt. Der Trend geht grob gesprochen weg vom Papier hin zur elektronischen Verarbeitung. So gibt es keine Einschränkungen hinsichtlich der Ablaufsteuerung im Unternehmen, die die eigentliche Stärke der papierlosen Umgebung ist. Will man sich jedoch der in Papierform übersandten Belege gänzlich entledigen, so rate ich zur Vorsicht, ist dies doch noch im Moment lediglich sehr eingeschränkt möglich. Vor allem die Geltendmachung des Vorsteuerabzuges wird kritisch gesehen.

e-Rechnung

Von der Digitalisierung der Belege zu unterscheiden ist – konsequent weitergedacht –Ausstellung und Empfang elektronischer „e-Rechnungen“, die sogleich digital verarbeitet werden können. Auch hier stellt sich jedoch die Frage nach der Schaffung durchgängiger und transparenter Unternehmensabläufe, etwa hinsichtlich der Rechnungsprüfung oder –freigabe.

Eine Zulässigkeit der e-Rechnung, insbesondere zum Vorsteuerabzug, stellt vorrangig Anforderungen an den Nachweis der Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes. Erfordert ist eine digitale Signatur mit Zertifikat eines Zertifizierungsanbieters im Sinne des Signaturgesetzes.

Hinsichtlich der Vernichtung von Originalbelegen sowie insbesondere zum Thema „e-Rechnung“ rate ich – eventuell unter Beiziehung von Fachexperten - genaue Informationen zur gerade aktuellen (EU) -rechtslage bzw. zum gegenwärtigen Stand der Technik (sichere Signatur) einzuholen.

Nutzen Sie ihre Chancen!

Während innovative Lösungen noch vor wenigen Jahren in erster Linie von Großen umgesetzt werden konnten, besteht nun gerade für KMUs die Chance durch Organisation und Innovation auf die Überholspur zu kommen: die Technik der großen steht nur auch für uns kleine zur Verfügung. Wir können aber in unseren Unternehmen Entscheidungen viel schneller fällen und leichter durchsetzen.